Cet article est destiné aux Pass Admins qui souhaitent inviter leurs employés à activer un Port Pass.
Inviter un titulaire de pass permet de :
créer un dossier de titulaire de pass pour cette personne
lui envoyer un e-mail d’activation pour qu’il puisse terminer son activation
mettre son pass au statut
À activer
Où inviter un titulaire de pass
Lorsque vous venez de créer un nouveau compte, vous voyez un écran d’aperçu vide des titulaires de pass. Cliquez sur le bouton Ajouter un titulaire de pass pour ajouter votre premier titulaire de pass.
Étape 1 : saisir les données personnelles
La première étape consiste à saisir les informations du titulaire du pass :
Prénom
Nom
Adresse e-mail
Tous ces champs sont obligatoires. Si l’un d’eux manque, vous ne pouvez pas continuer.
🔄 Si un titulaire de pass existe déjà dans votre entreprise avec les mêmes prénom, nom et adresse e-mail vous recevrez un avertissement.
Étape 2 : (facultatif) ajouter les données d’identification
La section suivante n’est visible que si vous êtes une entreprise Privileged Access.
Sélectionnez d’abord la Nationalité du titulaire de pass que vous invitez.
Ce que vous devez ensuite remplir dépend de votre choix :
Si le titulaire du pass est belge, vous devez saisir le Numéro de carte d’identité ou le numéro de registre national.
Pour toute autre nationalité :
Vous devez saisir au moins l’un des éléments suivants :
Numéro de carte d’identité
Numéro de passeport
🔐 Ces numéros d’identification seront vérifiés lors de l’activation. Le document que le titulaire du pass scannera doit correspondre aux informations que vous fournissez.
Étape 3 : choisir le type de pass
Dans la section Type de pass choisissez :
Type de pass | Validité | Remarque |
Pass annuel | 1 an à partir de l’invitation | Peut être utilisé de manière illimitée |
Pass journalier | 24 h à partir de la première entrée | Un titulaire de pass ne peut être invité pour un pass journalier que deux fois par an |
Étape 4 : envoyer l’invitation
Cliquez sur Ajouter pour inviter votre employé à activer son Port Pass. Cela permet de :
envoyer un e-mail d’invitation à votre employé
ajouter l’employé à l’aperçu de la liste avec le statut À activer
L’e-mail d’invitation contient un lien d’activation personnel et des instructions claires :
pourquoi ils reçoivent un Port Pass
qu’ils doivent effectuer un contrôle d’identité et biométrique
quels documents d’identité ils doivent utiliser
un lien sécurisé pour lancer le flux d’activation sur un appareil équipé d’une caméra
ℹ️ Le flux d’activation fonctionne mieux sur les appareils mobiles équipés d’une caméra. Demandez à vos employés d’utiliser autant que possible un appareil mobile.
En cas de problème
Mon employé n’a pas reçu d’e-mail
Demandez-lui de vérifier son dossier de spam
S’il ne le trouve toujours pas, vous pouvez renvoyer l’e-mail en cliquant sur Renvoyer l’e-mail d’activation dans le menu d’actions du pass
Vous avez fait une faute de frappe dans l’adresse e-mail
Tant que votre employé n’a pas activé le pass et que le pass est encore au statut À activer vous pouvez ouvrir l’invitation en cliquant sur le nom de l’employé. Vous pourrez y modifier l’adresse e-mail et renvoyer l’invitation.